V2 (022024)
Swiss Household Services AG uses the onlyfy one service (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy one service and by Swiss Household Services AG.
With regard to interaction within the company account of Swiss Household Services AG, Swiss Household Services AG and New Work SE have shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy one, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.
onlyfy one is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy one, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling working world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy one is an online platform on which or through which talent and companies meet.
With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the shared responsibility with Swiss Household Services AG, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.
When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).
You can pause the creation of your online application at any time and continue at a later point. Cookies are used for this purpose. The data you provide to create the user account, as well as any uploaded documents, are recorded in the company account of Swiss Household Services AG in onlyfy one. The data remains recorded even if an application is paused and/or not completed. In this case, your application is flagged as incomplete and the data remains visible to Swiss Household Services AG only.
The data you have provided as part of the online application can be read, edited, or updated in your candidate profile at any time.
If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://www.cronofy.com/gdpr/ and https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
If you use the apply using WhatsApp function, your consent, which can be withdrawn at any time, forms the legal basis for communication (Article 6 (1)(a) GDPR). When applying via WhatsApp, all required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then sent directly to onlyfy one through a service provider, and is processed further there as part of and for the purpose of the normal application process.
The apply via WhatsApp function is provided by an IT service provider (PitchYou) that can gain access to your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Candidate data from apply via WhatsApp are transferred to onlyfy one via an interface. Immediately after this transfer, candidate data are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou. Further processing then takes place exclusively in onlyfy one.
Please note that you use your personal WhatsApp account for applications, and therefore we cannot rule out that messages will be transferred, to the USA in particular. WhatsApp data protection information, such as its processing or exercising of data protection rights with regard to WhatsApp is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Subject to your consent, your application will be sent from WhatsApp via the PitchYou infrastructure to onlyfy one. You have the right to withdraw your consent to this at any time. Either way, your application data will be deleted from the PitchYou infrastructure once transferred to onlyfy one, meaning that PitchYou will not process your data any further.
The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.
Datenschutzerklärung Swiss Household Services AG
1 Einleitung und Grundsatzerklärung
Mit vorliegender Erklärung werden die Bewerbenden über die Bearbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens informiert.
2 Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Stellenausschreibungen auf dem Stellenportal der Swiss Household Services AG, Industrie Haslen 3, 9245 Oberbüren, E-Mail: jobs@fust.ch.
3 Wer ist für die Bearbeitung von Personendaten verantwortlich und an wen können Sie sich diesbezüglich wenden?
Für die Bearbeitung Ihrer Personendaten nach dieser Datenschutzerklärung ist die Swiss Household Services AG (nachfolgend als "wir") verantwortlich.
4 Welche Personendaten bearbeiten wir und woher stammen diese?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bearbeiten wir folgende Daten:
Wir erhalten diese Daten in der Regel direkt von Ihnen. In gewissen Fällen erheben wir Daten über Sie auch selbst, z.B. im Rahmen der Durchführung von Assessments (Persönlichkeitsanalyse). In bestimmten Fällen erhalten wir die Daten aus Drittquellen, z.B. durch Auskünfte aus amtlichen Registern, Informationen von Personalvermittlern oder durch Referenzauskünfte.
5 Zu welchen Zwecken und gestützt auf welche Grundlagen bearbeiten wir Ihre Personendaten?
Wir bearbeiten die von Ihnen erhaltenen oder von Dritten eingeholten Personendaten für die Prüfung Ihrer Bewerbung und allenfalls für den Abschluss eines Arbeitsvertrages. Die Bearbeitung Ihrer Daten erfolgt unter Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG).
Die Speicherung, Auswertung, Bearbeitung und interne Weiterleitung aller Ihrer Daten erfolgt ausschliesslich im Rahmen des Rekrutierungszweckes. Der Zweck der Rekrutierung umfasst auch ein im Anschluss an den Rekrutierungsprozess mögliches Vorstellungsgespräch.
Beim Besuch der Stellenportale können zudem weitere Informationen wie z.B. Login-Daten, die Dauer des Besuches und die Aufrufe der Seite von uns bearbeitet werden. Zudem können die Daten in anonymisierter Form für statistische Zwecke verwendet werden.
6 Wem geben wir Ihre Personendaten weiter?
Grundsätzlich erhalten nur die im Rekrutierungsprozess zuständigen Personen Einsicht in Ihre Personendaten. Der Zugriff auf Ihre Personendaten ist des Weiteren auf die Systemadministrator:innen sowie in den betreffenden Rekrutierungsprozess involvierte HR-Abteilungen und potenzielle vorgesetzte Personen eingeschränkt.
Zudem können wir Ihre Personendaten wie folgt weitergeben:
Sollten Sie zudem nicht für die beworbene Stelle, jedoch für eine andere Stelle innerhalb der Swiss Household Services AG in Frage kommen, setzen wir uns mit Ihnen oder Ihrem Personalvermittler vorgängig in Verbindung, um Ihre Einwilligung für die Datenweitergabe an das jeweilige Unternehmen innerhalb der Swiss Household Services AG zu erhalten.
Darüber hinaus werden Ihre Personendaten nur mit Ihrer Einwilligung an andere Empfänger:innen weitergegeben (z.B. zur Einholung von Referenzauskünften) oder soweit dies zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften oder zur Wahrung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
7 Werden Ihre Personendaten auch ausserhalb der EU / des europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) übermittelt?
Im Rahmen des Rekrutierungsprozesses kann es dazu kommen, dass Ihre Daten zumindest zum Teil auch ausserhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. Dies erfolgt im Zuge der Nutzung von Cloud-Diensten (z.B. Whatsapp). Falls im betreffenden Staat kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, führen wir eine vorgängige Risikoabschätzung durch und prüfen, ob wir zusätzliche technische Massnahmen zum Schutz der Personendaten ergreifen können. Ausserdem stellen wir den Schutz durch vertragliche Garantien sicher. In der Regel handelt es sich hierbei um die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vom 4. Juni 2021 (hier abrufbar).
8 Setzen wir automatisierte Einzelentscheidungen ein?
Wir setzen in der Regel keine automatisierten Einzelentscheidungen ein. Von automatisierter Einzelentscheidung wird gesprochen, wenn Entscheidungen, die rechtliche Konsequenzen für die betroffene Person haben oder sie in anderer Weise erheblich beeinträchtigen, vollständig automatisiert, also ohne Einfluss eines Menschen durchgeführt werden.
9 Wie lange speichern wir Ihre Personendaten?
Wir speichern Ihre Personendaten in personenbezogener Form solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses erforderlich ist. Wir speichern Ihre Personendaten ferner solange dies zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich ist, wenn Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben oder wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben, z.B. zu Dokumentations- und Beweissicherungszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wenn wir Sie für die Stelle berücksichtigen können, für die Sie sich beworben haben, bewahren wir Ihre Personendaten zudem für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses in Ihrem Personaldossier auf.
Ihr Kandidatenprofil bzw. die entsprechende Registrierung sowie damit zusammenhängende Bewerbungen werden nach Ablauf von spätestens 12 Monaten nach dem letzten Bewerbungseingang automatisch und ohne Vorankündigung von uns gelöscht oder anonymisiert.
10 Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung im Laufe der Zeit einseitig ändern, z.B. wenn sich Bearbeitungen oder die Rechtslage ändern. Wir informieren Sie bei wesentlichen Änderungen aktiv, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen aber jeweils die aktuelle Datenschutzerklärung, die auf dem Stellenportal publiziert ist oder die Sie erhalten haben.
